Dokumentasi Resmi

Panduan Penggunaan Sewara

Panduan lengkap untuk memulai dan mengoperasikan aplikasi manajemen persewaan alat Sewara, dari pendaftaran hingga operasional harian.

Bagian 1

Pendaftaran Akun

Buka sewara.id, klik tombol "Masuk ke Aplikasi", lalu klik "Daftar di sini" yang berada di bawah tombol Login.

Isi form pendaftaran: Nama Lengkap, Nama Bisnis, Email, dan Password.

Klik tombol "Daftar".

Akun akan menunggu persetujuan dari admin sebelum bisa digunakan.

Catatan untuk Tester Awal

Setelah mendaftar, segera hubungi admin untuk mempercepat proses persetujuan. Saat ini persetujuan manual hanya berlaku untuk tester awal.

Bagian 3

Invoice & Dokumen

Atur format nomor invoice, footer, opsi cetak, dan customize layout invoice sesuai kebutuhan bisnis.

A. Format Nomor Invoice

Klik "Invoice & Dokumen" di sidebar pengaturan.

Atur Awalan Nomor Invoice: prefix invoice. Contoh: INV-BTL.

Atur Jumlah Digit: berapa digit nomor. Contoh: 5 digit = 01001, 01002, dst.

Atur Mulai Dari Nomor: nomor awal. Contoh: 1001.

Contoh Nomor

Lihat bagian Contoh Nomor di bawah pengaturan untuk preview hasil format invoice sebelum disimpan.

B. Jaminan

Atur jenis jaminan apa saja yang bisa diterima saat penyewa membuat booking.

Default Jaminan

Jika belum di-customize, daftar jaminan default adalah:

KTP

SIM

Tanpa Jaminan

Customize Daftar Jaminan

Klik menu "Pengaturan" → "Operasional".

Scroll ke bawah hingga section "Jaminan".

Lihat Daftar Jenis Jaminan (ditampilkan sebagai chip/tag).

Cara Tambah Jaminan

Di field input "Nama jaminan...", ketik nama jaminan baru. Contoh: NPWP, Paspor, Barang Elektronik, Deposit.

Klik tombol "Tambah".

Jaminan baru akan masuk ke daftar dan muncul sebagai chip.

Cara Hapus Jaminan

Klik tombol "X" pada chip jaminan yang ingin dihapus.

Jaminan akan hilang dari daftar.

Catatan Penting

"Tanpa Jaminan" tidak bisa dihapus — selalu ada sebagai opsi default.

Jaminan yang sudah di-setting akan muncul sebagai pilihan di form booking untuk penyewa.

Perubahan daftar jaminan langsung berlaku untuk booking baru.

C. Opsi Cetak Invoice

Cetak 2 salinan dalam 1 halaman A4 landscape

Aktif: invoice dicetak dengan 2 salinan identik dalam 1 halaman A4 landscape, untuk pelanggan dan arsip toko.

Nonaktif: invoice dicetak normal, 1 salinan per halaman dalam A4 portrait.

Kolom tanda tangan

Aktifkan atau nonaktifkan opsi ini untuk menampilkan atau menyembunyikan area tanda tangan pada invoice.

Area tersebut digunakan untuk tanda tangan manual pada invoice yang dicetak.

D. Tata Letak Invoice

Pilih mode tata letak yang ingin digunakan:

Default: menggunakan layout bawaan Sewara dengan field standar.

Custom: atur layout sesuai kebutuhan. Klik "Atur Tata Letak Invoice" untuk membuka editor.

8 Block Layout

Pada mode Custom, block berikut menentukan susunan informasi di invoice:

Header: unggah gambar/logo (JPG/PNG, maksimal 5 MB; rasio 4:1–8:1, lebar ideal 1600 px).

Info Booking: pilih field informasi booking.

Kiri: pilih field dari dropdown.

Kanan: pilih field dari dropdown.

List Alat: daftar alat yang disewa; block ini terkunci.

Kiri Bawah: pilih field dari dropdown.

Total Harga: total harga sewa; block ini terkunci.

Footer: atur custom text atau tanda tangan.

Field yang Bisa Dipilih

No. Invoice

Tanggal Buat

Status

Dibuat Oleh

Waktu Ambil

Waktu Kembali

Durasi

Diserahkan Oleh

Penyewa

No. HP

Alamat

Jaminan

Status Bayar

Aksesoris

Tanda Tangan

Text Footer

Cara Customize

Buka modal editor "Atur Tata Letak Invoice".

Pada block yang bisa diubah (A, B, C, D, F, H), klik "Pilih Field" atau "Tambah Field", lalu pilih field yang ingin ditampilkan.

Field yang sudah dipakai di block lain tidak muncul lagi, agar tidak ada duplikasi.

Untuk memindahkan field, hapus dari block asal terlebih dahulu. Setelah itu field bisa dipilih di block tujuan.

Periksa hasilnya pada preview real-time di sebelah kanan.

Klik "Simpan Layout" untuk menerapkan perubahan ke semua invoice.

Reset ke Layout Default

Klik "Reset ke Default" di bagian "Tata Letak Invoice" untuk kembali ke layout standar Sewara.

Catatan Penting

Setiap field hanya bisa dipakai satu kali di seluruh invoice.

Download PDF dan cetak mengikuti layout yang dipilih (Custom atau Default).

Opsi "Cetak 2 Salinan" hanya berlaku saat print/cetak.

Bagian 4

Menambahkan Inventaris

Sebelum membuat booking, pastikan inventaris alat sudah diisi terlebih dahulu.

Klik menu "Inventaris" di sidebar kiri.

Pilih submenu "Katalog & Inventaris".

Klik tombol "+ Tambah Produk" di pojok kanan atas.

Tambah Manual

Input satu per satu langsung di aplikasi. Cocok untuk inventaris yang sedikit.

Import CSV

Upload file CSV sekaligus. Cocok untuk inventaris yang banyak.

A. Tambah Manual

Pilih jenis produk:

Alat Satuan, untuk alat yang memiliki nomor seri per unit.

Paket/Bundling, untuk paket yang terdiri dari beberapa alat.

Isi detail produk:

Nama Produk, nama alat yang akan disewakan

Tag Kategori, opsional, untuk pengelompokan alat

Nomor Seri, pisahkan tiap nomor seri dengan tanda koma. Contoh: K1, K2 untuk 2 unit kamera

Kondisi, kondisi fisik alat saat ini

Keterangan, opsional, catatan tambahan

Pilih Tipe Sewa:

Fleksibel, alat bisa disewa dengan durasi 6, 12, atau 24 jam. Wajib isi tarif untuk semua durasi.

Harian, alat hanya bisa disewa per 24 jam. Cukup isi tarif 24 jam.

Tentukan Denda per jam keterlambatan. Isi angka 0 jika tidak ingin menerapkan denda.

Klik "Simpan Produk".

Ulangi untuk semua alat yang tersedia.

Perhatian

Paket/Bundling hanya bisa dibuat setelah ada alat satuan di inventaris. Jika belum ada alat sama sekali, proses simpan akan gagal.

B. Import CSV

Klik "Import CSV" di popup Tambah Produk.

Klik "Download Template CSV" yang sudah disediakan.

Buka file template di Google Sheets dan isi data sesuai panduan di template.

Unduh file dari Google Sheets dalam format CSV.

Kembali ke popup, klik "Choose File" dan pilih file CSV tadi.

Klik "Upload", semua data akan otomatis masuk ke inventaris.

Panduan Mengisi Template CSV

Template CSV terdiri dari 10 kolom. Jangan mengubah nama kolom di baris pertama: template tidak akan terbaca jika header diubah.

Kolom	Wajib	Keterangan
`NamaAlat`	Wajib	Nama alat yang akan disewakan. Contoh: `Sony A7C`
`TipeSewa`	Wajib	Isi dengan `Fleksibel` atau `Harian`
`Harga6J`	Kondisional	Tarif sewa 6 jam. Wajib diisi jika TipeSewa = `Fleksibel`. Kosongkan jika `Harian`
`Harga12J`	Kondisional	Tarif sewa 12 jam. Wajib diisi jika TipeSewa = `Fleksibel`. Kosongkan jika `Harian`
`Harga24J`	Wajib	Tarif sewa 24 jam. Wajib diisi untuk semua tipe sewa
`Denda/Jam`	Wajib	Denda keterlambatan per jam. Isi `0` jika tidak ada denda
`NomorSeri`	Wajib	Nomor seri alat. Jika lebih dari 1 unit, pisahkan dengan garis miring `/` tanpa spasi. Contoh: `K1/K2/K3`
`Kondisi`	Wajib	Kondisi fisik alat. Isi dengan `Sangat Baik`, `Baik`, atau `Cukup`
`Keterangan`	Opsional	Catatan tambahan tentang alat. Boleh dikosongkan
`Tag Kategori`	Opsional	Kategori alat untuk pengelompokan. Contoh: `Kamera`, `Lensa`, `Lighting`

Contoh Pengisian

NamaAlat	TipeSewa	Harga6J	Harga12J	Harga24J	Denda/Jam	NomorSeri	Kondisi	Keterangan	Tag Kategori
Sony A7C	Fleksibel	210000	240000	270000	0	K1/K2	Sangat Baik		Kamera
Sony A7ii	Fleksibel	145000	160000	185000	5000	K3	Baik	Ada goresan kecil di body	Kamera
Tripod Profesional	Harian			50000	0	T1/T2/T3	Baik		Aksesoris

Hal Penting

Isi tarif dalam angka saja, tanpa titik, koma, atau Rp. Contoh: 270000 bukan Rp270.000

Jika TipeSewa = Harian, kolom Harga6J dan Harga12J boleh dikosongkan

Jika TipeSewa = Fleksibel, kolom Harga6J dan Harga12J wajib diisi: jika kosong, produk tidak akan tersimpan

Pisahkan nomor seri dengan / tanpa spasi. Contoh: K1/K2/K3

Jangan ubah nama kolom di baris pertama: template tidak akan terbaca jika header diubah

Setelah selesai mengisi

Unduh file dari Google Sheets dalam format CSV: bukan format XLSX atau format lainnya. Klik File → Download → Comma Separated Values (.csv)

Bagian 5

Membuat Booking

Klik menu "Operasional" di sidebar kiri.

Pilih submenu "Booking Baru".

Isi identitas penyewa: Nama, Nomor HP, Alamat, dan Jaminan.

Pilih Waktu Ambil dan Durasi Sewa.

Scroll ke bagian "Pilih Barang", pilih produk beserta nomor serinya, lalu klik "Masukkan". Ulangi untuk semua alat yang disewa.

Total harga akan otomatis terhitung setelah semua alat dimasukkan.

Di bagian DP, masukkan jumlah DP dan metode pembayaran jika ada. Kosongkan jika belum ada pembayaran.

Klik "Buat Booking".

Setelah Booking Dibuat

Booking akan muncul di panel Jadwal Aktif di sisi kanan layar.

User bisa edit booking langsung dari panel Jadwal Aktif.

User bisa lihat, print, dan download invoice PDF langsung dari panel tersebut.

Pengaturan DP

Pengaturan DP bisa diatur di menu Pengaturan. Jika diatur Bebas, booking tanpa DP tetap bisa dibuat. Jika diatur Wajib DP, kolom DP harus diisi agar booking berhasil disimpan.

Bagian 6

Melihat dan Mengubah Status Sewa

Klik menu "Operasional" di sidebar kiri.

Pilih submenu "Status Sewa".

Halaman menampilkan papan kanban dengan kolom-kolom status.

Penjelasan Kolom Kanban

Kolom	Arti
Booking	Sudah dibooking, belum diserahkan ke penyewa
Disewa	Alat sudah diserahkan ke penyewa
Mendekati	Waktu kembali kurang dari X jam (bisa diatur di Pengaturan)
Telat	Sudah melewati jadwal kembali
Belum Selesai	Barang sudah kembali, tapi pembayaran belum lunas
Selesai	Alat sudah dikembalikan dan transaksi selesai

Pengaturan Kolom 'Mendekati'

Batas waktu kolom "Mendekati" bisa diatur di menu Pengaturan. Contoh: jika diatur 2 jam, maka booking yang kurang dari 2 jam dari jadwal kembali akan otomatis masuk ke kolom Mendekati.

Serah Terima Alat (Booking → Disewa)

Tujuan: menandakan alat sudah diserahkan ke penyewa.

Cari booking di kolom "Booking".

Klik tombol "Serahkan".

Popup konfirmasi muncul: klik "Serahkan" untuk lanjut (atau "Batal" untuk batal).

Sistem cek pembayaran:

Sudah Lunas → status langsung jadi "Disewa" ✓

Belum Lunas → popup catat pembayaran muncul → isi & klik "Simpan" → status jadi "Disewa"

Card berpindah ke kolom "Disewa".

Catatan

Jika popup catat pembayaran ditutup, status tetap berubah ke "Disewa", tapi pembayaran belum tercatat.

Terima Alat Kembali (Disewa → Selesai/Belum Selesai)

Tujuan: menerima alat kembali, cek kondisi, dan ubah status sesuai pembayaran.

Cari booking di kolom "Disewa", "Mendekati", atau "Telat".

Klik tombol "Terima".

Popup konfirmasi muncul: klik "Terima" untuk lanjut.

Sistem cek pembayaran:

Belum Lunas → popup catat pembayaran muncul → isi & klik "Simpan" (atau tutup untuk skip)

Popup "Cek Kondisi Unit" muncul: untuk setiap alat, pilih kondisi:

Baik: tidak ada masalah.

Bermasalah: wajib isi catatan (contoh: "Layar pecah", "Baterai rusak", dll).

Klik "Simpan":

Pembayaran Lunas → status jadi "Selesai" ✓

Pembayaran Belum Lunas → status jadi "Belum Selesai"

Catat Pembayaran Sisa (Belum Selesai → Selesai)

Tujuan: melunasi pembayaran yang masih tertunda.

Cari booking di kolom "Belum Selesai".

Klik tombol "Bayar" atau "Catat Pembayaran".

Popup catat pembayaran muncul, isi:

Jumlah Bayar

Metode (Tunai / Transfer / QRIS)

Catatan (opsional)

Klik "Simpan":

Jika Lunas → status jadi "Selesai" ✓

Jika Belum Lunas → tetap di "Belum Selesai", ringkasan sisa ter-update

Tips

Klik tombol "Detail" di card booking untuk lihat informasi lengkap sebelum ambil aksi.

Drag & drop card ke kolom lain sebagai alternatif klik tombol (jika app support).

Catat pembayaran bisa dilakukan di mana saja: saat serah, saat terima, atau nanti dari kolom "Belum Selesai".

Bagian 7

Tracking Alat

Fitur Tracking Alat memiliki 2 mode tampilan sesuai kebutuhan user.

Mode Tabel

Cek ketersediaan alat di tanggal tertentu secara cepat.

Mode Timeline

Lihat jadwal booking alat secara visual dan langsung proses ke booking.

A. Mode Tabel

Klik menu "Operasional" di sidebar kiri.

Pilih submenu "Tracking Alat".

Pastikan mode "Tabel" dipilih.

Pilih tanggal yang ingin dicek.

Sistem akan menampilkan semua alat beserta status ketersediaannya di tanggal tersebut.

B. Mode Timeline

Mode ini cocok untuk mengecek ketersediaan alat secara mendalam sebelum membuat booking, sekaligus langsung melanjutkan ke proses booking.

Di halaman Tracking Alat, pilih mode "Timeline".

Cari nama alat yang ingin disewa.

Sistem akan menampilkan timeline visual, terlihat jelas kapan saja alat sudah dibooking dan kapan masih tersedia.

Centang Nomor Seri (S/N) alat yang ingin disewa.

Tentukan tanggal ambil dan tanggal kembali langsung di halaman ini.

Klik "Lanjut ke Booking", user akan langsung diarahkan ke halaman Booking Baru dengan alat yang dipilih sudah masuk ke keranjang.

Tinggal isi identitas penyewa dan selesaikan booking.